Kurz gesagt
Schreiben Sie zuerst auf, wer bestellt, wer bezahlt und wer freigibt. Daraus folgen die meisten Anforderungen. Markieren Sie jede Anforderung als Muss oder Kann, und lassen Sie jeden Anbieter Punkt für Punkt antworten: erfüllt, teilweise, nicht erfüllt, mit einem Satz Erklärung. So werden Angebote vergleichbar, auch wenn ein Anbieter Software verkauft und der andere Ware.
Vor dem Lastenheft: fünf Fragen
- Wer bestellt? Zentrale, Standorte, Abteilungen, selbstständige Partner, Mitarbeitende privat?
- Wer bezahlt? Die Zentrale, jeder Standort selbst, die Kostenstelle, die bestellende Person?
- Wer gibt frei? Motive vor dem Druck, Bestellungen über einem Betrag, beides oder nichts?
- Wer liefert? Ein bestehender Werbemittelhändler, der Shopanbieter selbst, mehrere Lieferanten?
- Wohin wird geliefert? An Standorte, an Personen nach Hause, ins Ausland?
Die Vorlage
Die Spalte „Priorität“ ist ein Vorschlag. Passen Sie sie an Ihre Organisation an.
1. Zugang und Nutzer
| Nr. | Anforderung | Priorität |
|---|---|---|
| 1.1 | Der Shop ist geschlossen und nur für eingeladene oder freigeschaltete Personen sichtbar | Muss |
| 1.2 | Anmeldung ohne Passwort oder per Single Sign-on über den Firmen-Account | Kann |
| 1.3 | Selbstregistrierung nur mit E-Mail-Adresse der eigenen Domain | Kann |
| 1.4 | Rollen mindestens für Besteller und Administrator | Muss |
| 1.5 | Personen können zentral eingeladen, gesperrt und gelöscht werden | Muss |
2. Sortiment und Darstellung
| Nr. | Anforderung | Priorität |
|---|---|---|
| 2.1 | Shop im Corporate Design: Logo, Farben, Schrift, eigene Bilder | Muss |
| 2.2 | Betrieb unter einer eigenen Domain oder Subdomain | Kann |
| 2.3 | Sortiment je Gruppe einschränkbar, zum Beispiel nach Standort, Region oder Partnertyp | Muss |
| 2.4 | Kleidung mit Größen und Farben als Varianten, mit Größentabelle | Muss |
| 2.5 | Pakete wie Willkommens- oder Messepakete als ein Produkt bestellbar | Kann |
| 2.6 | Produktdaten mit Pflichtangaben zur Produktsicherheit (Hersteller, Sicherheitshinweise) | Muss |
| 2.7 | Mehrsprachige Oberfläche, mindestens Deutsch und Englisch | Kann |
3. Bestellung
| Nr. | Anforderung | Priorität |
|---|---|---|
| 3.1 | Bestellung mit Größe je Kleidungsstück und Menge je Größe | Muss |
| 3.2 | Nachbestellung einer früheren Bestellung mit einem Klick | Muss |
| 3.3 | Interne Bestellnummer oder Kostenstelle je Bestellung | Muss |
| 3.4 | Gemeinsames Adressbuch der Organisation plus eigene Adressen | Kann |
| 3.5 | Warenkorb zeigt Ware, Veredelung, Einrichtungskosten und Versand getrennt, netto und brutto | Muss |
| 3.6 | Bestellbestätigung per E-Mail mit allen Positionen | Muss |
4. Freigaben und Budgets
| Nr. | Anforderung | Priorität |
|---|---|---|
| 4.1 | Neue Motive gehen erst nach Freigabe eines Korrekturabzugs in Produktion | Muss |
| 4.2 | Nachbestellungen freigegebener Motive brauchen keine neue Freigabe | Kann |
| 4.3 | Budget je Standort, Team oder Kostenstelle | Kann |
| 4.4 | Bestellfreigabe durch die Zentrale über einem Betrag oder außerhalb des Budgets | Kann |
| 4.5 | Freigaben werden mit Person und Zeitpunkt protokolliert | Muss |
5. Veredelung und Druckdaten
| Nr. | Anforderung | Priorität |
|---|---|---|
| 5.1 | Logos liegen zentral und stehen in jeder Bestellung bereit | Muss |
| 5.2 | Besteller wählen eine benannte Variante, zum Beispiel „Logo Brust links, gestickt“, keine Technik | Kann |
| 5.3 | Eigene Motive einzelner Standorte können hochgeladen werden und laufen durch die Druckfreigabe | Kann |
| 5.4 | Druckbereiche und Techniken je Produkt sind hinterlegt | Muss |
6. Lieferung
| Nr. | Anforderung | Priorität |
|---|---|---|
| 6.1 | Lieferung direkt an den Standort oder die Person, nicht über die Zentrale | Muss |
| 6.2 | Sendungsverfolgung für den Besteller | Muss |
| 6.3 | Benachrichtigung bei Versand, Zustellung und fehlgeschlagener Zustellung | Kann |
| 6.4 | Lieferung ins Ausland | nach Bedarf |
| 6.5 | Lagerware des Kunden kann eingelagert und abgerufen werden | nach Bedarf |
7. Rechnung und Zahlung
| Nr. | Anforderung | Priorität |
|---|---|---|
| 7.1 | Kauf auf Rechnung für Organisationen | Muss |
| 7.2 | Rechnung an den bestellenden Standort oder an eine zentrale Rechnungsadresse | Muss |
| 7.3 | Kartenzahlung für private Bestellungen von Mitarbeitenden | Kann |
| 7.4 | E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD | Muss ab 2027 oder 2028, je nach Umsatz des Rechnungsstellers |
| 7.5 | Klar geregelt, wer Verkäufer ist und wer die Rechnung stellt | Muss |
8. Auswertung
| Nr. | Anforderung | Priorität |
|---|---|---|
| 8.1 | Administratoren sehen alle Bestellungen der Organisation | Muss |
| 8.2 | Export der Bestellungen, zum Beispiel als CSV | Muss |
| 8.3 | Berichte nach Standort, Kostenstelle und Zeitraum | Kann |
9. Datenschutz und Sicherheit
| Nr. | Anforderung | Priorität |
|---|---|---|
| 9.1 | Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO | Muss |
| 9.2 | Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Ort der Verarbeitung | Muss |
| 9.3 | Speicherort der Daten in der EU, bevorzugt in Deutschland | Muss |
| 9.4 | Technische und organisatorische Maßnahmen dokumentiert | Muss |
| 9.5 | Auskunft und Löschung je Person nach Art. 15 und 17 DSGVO | Muss |
| 9.6 | Daten verschiedener Kunden technisch getrennt | Muss |
| 9.7 | Zugriffe des Anbieters auf Kundendaten werden protokolliert | Kann |
10. Barrierefreiheit
| Nr. | Anforderung | Priorität |
|---|---|---|
| 10.1 | Bedienung per Tastatur und Bildschirmleser | Muss bei Bestellungen von Verbrauchern |
| 10.2 | Orientierung an WCAG 2.1 AA, mit Erklärung zur Barrierefreiheit | Kann |
11. Betrieb und Support
| Nr. | Anforderung | Priorität |
|---|---|---|
| 11.1 | Ansprechpartner und Reaktionszeiten für Support | Muss |
| 11.2 | Einrichtung des Shops und Schulung der Administratoren | Muss |
| 11.3 | Regelmäßige Sicherungen und erprobte Wiederherstellung | Muss |
| 11.4 | Anbindung an HR-, ERP- oder Beschaffungssysteme | Kann |
12. Vertrag, Kosten und Ausstieg
| Nr. | Anforderung | Priorität |
|---|---|---|
| 12.1 | Kosten vollständig offengelegt: Lizenz, Einrichtung, Aufschläge auf Ware, Versand, Lager | Muss |
| 12.2 | Laufzeit und Kündigungsfrist | Muss |
| 12.3 | Freie Wahl des Werbemittelhändlers oder Wechsel des Händlers ohne neuen Shop | Kann |
| 12.4 | Export aller Daten bei Vertragsende | Muss |
| 12.5 | Preis unabhängig von der Zahl der Standorte oder Nutzer | Kann |
| 12.6 | Nutzungsrechte an Logos und Motiven bleiben beim Kunden | Muss |
Antworten vergleichbar machen
Bitten Sie jeden Anbieter, die Tabelle mit vier Spalten zurückzuschicken: Nr., erfüllt, teilweise, nicht erfüllt, und eine Zeile Erklärung. Fragen Sie bei „erfüllt“ nach, ob die Funktion heute im Produkt verfügbar ist oder geplant. Lassen Sie sich die Muss-Punkte in einer Vorführung zeigen, nicht nur beschreiben.
Bei den Kosten lohnt ein zweiter Blick. Manche Anbieter verlangen eine Lizenz und verdienen nicht an der Ware. Andere verlangen keine Lizenz und verdienen an jedem Artikel. Rechnen Sie beide Modelle mit Ihrem erwarteten Bestellvolumen für drei Jahre durch.
Welche Punkte oft vergessen werden
- Wer Verkäufer ist. Davon hängen Rechnung, Gewährleistung und Widerrufsrecht ab.
- Der Ausstieg. Was passiert mit Logos, Bestellhistorie und Lagerware, wenn Sie den Anbieter wechseln?
- Die E-Rechnung. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im Inland E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Das betrifft den, der die Rechnung stellt.
- Neue Mitarbeitende. Wie kommt jemand in den Shop, der nächste Woche anfängt?
veredel und dieses Lastenheft
Auf Anfrage beantworten wir das Lastenheft für veredel Punkt für Punkt und zeigen die Muss-Punkte in einer Vorführung. Schicken Sie uns Ihre Fassung mit der Demo-Anfrage oder fragen Sie nach unserer ausgefüllten Fassung dieser Vorlage.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?
Das Lastenheft schreibt der Auftraggeber: was die Lösung leisten muss. Das Pflichtenheft schreibt der Anbieter: wie er die Anforderungen umsetzt.
Wie lang sollte ein Lastenheft für einen Mitarbeitershop sein?
So kurz wie möglich. 30 bis 60 Anforderungen reichen für die meisten Organisationen. Ein langes Lastenheft mit vielen Kann-Punkten macht Angebote nicht besser, nur teurer.
Brauchen wir eine Ausschreibung?
Öffentliche Auftraggeber müssen ab bestimmten Auftragswerten ausschreiben. Private Unternehmen entscheiden selbst. Auch dann hilft ein Lastenheft, weil es Angebote vergleichbar macht.
Darf ich die Vorlage verwenden?
Ja. Kopieren, kürzen und anpassen Sie sie für Ihre Organisation.
Quellen
- § 14 Umsatzsteuergesetz und Übergangsregeln zur E-Rechnung (§ 27 Abs. 38 UStG): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html, abgerufen am 4. Oktober 2026
- Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung, Auftragsverarbeiter: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679, abgerufen am 4. Oktober 2026
Was ist ein Mitarbeitershop?
Ein fester Preis für alle Standorte
Mitarbeitershop selbst bauen oder fertig nutzen?